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DSGVO-Konformität

ProfiPOS verarbeitet personenbezogene Daten und erfüllt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO/GDPR).

Datenverarbeitung im Überblick​

DatenkategorieBeispielRechtsgrundlage
Kunden-StammdatenName, E-Mail, TelefonArt. 6 Abs. 1 lit. b (Vertrag)
BestelldatenWas hat der Kunde wann gekauft?Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertrag) + lit. c (steuerrechtliche Aufbewahrung)
Liefer-AdressenAdresse für LieferungArt. 6 Abs. 1 lit. b
Newsletter-AnmeldungE-Mail + Opt-InArt. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung)
Loyalty / StempelkartenPunktestandArt. 6 Abs. 1 lit. a
GPS-Tracking LieferappStandort des FahrersArt. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse) + lit. b (Dienstvertrag)
Mitarbeiter-DatenBediener-PIN, TrinkgelderArt. 6 Abs. 1 lit. b (Arbeitsvertrag)
Kunden-Karten-GuthabenAufladungen + BuchungenArt. 6 Abs. 1 lit. b
Bondaten (TSE)KassenSichV-PflichtArt. 6 Abs. 1 lit. c

Auftragsverarbeitung​

Anesda UG ist Auftragsverarbeiter für jeden ProfiPOS-Kunden. Ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV) wird mit jedem Mandanten abgeschlossen.

AVV-Inhalte (Standard-Template)​

  • Art und Zweck der Verarbeitung
  • Art der personenbezogenen Daten
  • Kategorien betroffener Personen (Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten)
  • Technisch-Organisatorische Maßnahmen (TOM) — siehe unten
  • Sub-Auftragsverarbeiter (Hetzner-Cloud, Telegram-API, Stripe, …)
  • Dauer der Verarbeitung
  • Pflichten + Rechte des Mandanten

Sub-Auftragsverarbeiter​

AnbieterZweckSitz
Hetzner Online GmbHCloud-Hosting (Server, Mailserver)DE
Stripe Payments EuropeOnline-Bestellportal-ZahlungIE (EU)
TelegramStandort-Alarm-Benachrichtigungenn/a (Datentransfer nur Metadaten)
TwilioSMS-Versand für BelegausgabeIE
ResendTransaktionale E-MailsIE
ReservierfixReservierungs-Sync (optional)DE

Alle EU-/EWR-Anbieter oder mit Standard-Vertrags-Klauseln abgesichert.

Technisch-Organisatorische Maßnahmen (TOM)​

Zugangskontrolle​

  • Alle Mitarbeiter-Logins über separates Passwort + 2FA (optional)
  • Bediener-PIN min. 4 Stellen, max. 6 Falschversuche → Lock
  • API-Tokens als SHA-256-Hash in DB gespeichert, nie im Klartext
  • TLS 1.3 für alle Cloud-Verbindungen (HTTPS, MQTT-TLS)

Datenübertragung​

  • HTTPS-Pflicht für Cloud-Endpoints (profipos.de/api/v6)
  • MQTT optional mit TLS 1.3 (mqtts://)
  • Cloud-Sync mit Server-Token (Header X-Server-Token)

Datenspeicherung​

  • MariaDB mit AES-256-Verschlüsselung at-rest auf SSD (Cloud + Standort)
  • Backup-Files mit xz + GnuPG (gpg -c) verschlüsselt
  • Backup auf separater Hetzner-Storage-Box (anderes Rechenzentrum)

Verfügbarkeit​

  • Stündliches Backup-Snapshot
  • Hetzner-Server mit RAID-1 + ECC-RAM
  • USV-Pflicht im Standort empfohlen (siehe Hardware)
  • Disaster-Recovery-Test alle 3 Monate

Trennung​

  • Pro Mandant eigener DB-Mandant-Filter (mandant_uuid-Spalte in jeder Stammdaten-Tabelle)
  • Zugriff auf andere Mandanten technisch unmöglich (Backoffice + Cloud-API filtern hart auf mandant_uuid)

Betroffenenrechte​

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)​

Betroffene (Kunden, Mitarbeiter) können ihre Daten anfordern:

  • Selfservice: Kunde im Bestellportal-Login → „Meine Daten herunterladen" → ZIP mit JSON aller eigenen Bestellungen + Kundenkarten-Buchungen
  • Manuell: Anfrage über Mandant-Admin, der ein Export-Tool im Backoffice nutzt („Kunden → {Kunde} → DSGVO-Export")

Format: JSON + PDF-Übersicht (lesbar)

Berichtigungs- und Löschungsrecht (Art. 16/17 DSGVO)​

  • Berichtigung: Backoffice „Kunden → {Kunde} → Bearbeiten" — alle Felder editierbar bis auf historische Bestelldaten (TSE-signiert).
  • Löschung: Pseudonymisierung statt physische Löschung:
    • Name → [GELOESCHT]
    • E-Mail → geloescht-{uuid}@gdpr.local
    • Telefon → NULL
    • Adresse → NULL
    • Bestellpositionen + Bons bleiben (steuerrechtliche Aufbewahrung geht vor — § 147 AO 10 Jahre)
  • Audit-Log behält den Lösch-Vorgang mit Benutzer + Zeitstempel.

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)​

Kunden können der weiteren Verarbeitung widersprechen:

  • Newsletter-Abmeldung (über Footer-Link, sofort)
  • Marketing-Opt-Out (Backoffice setzt marketing_einwilligung = 0)

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)​

Selber Mechanismus wie Auskunftsrecht — Selfservice-JSON-Export.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)​

Betroffener kann der Verarbeitung widersprechen. Erfolgt schriftlich an den Mandanten — der Mandant löscht/pseudonymisiert (siehe oben).

Datenpannen-Meldung (Art. 33 DSGVO)​

Bei Sicherheitsvorfall mit Auswirkung auf personenbezogene Daten:

  1. Anesda-Wartungs-VPN-Login zur Forensik
  2. Innerhalb 72 Stunden Meldung an die Aufsichtsbehörde (durch den Mandanten als Verantwortlicher)
  3. Anesda liefert dem Mandanten ein Vorfalls-Protokoll mit Ursache, betroffenen Datensätzen und Gegenmaßnahmen
  4. Bei hohem Risiko (z. B. Klartext-Passwörter geleakt): Information der Betroffenen gem. Art. 34 DSGVO

Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)​

Anesda hat für ProfiPOS eine DSFA gemäß Art. 35 DSGVO durchgeführt:

  • Verarbeitungs-Verzeichnis
  • Risiko-Bewertung (Verfügbarkeit, Integrität, Vertraulichkeit)
  • Gegenmaßnahmen (siehe TOM oben)

Auf Anfrage erhältlich.

Datenschutzbeauftragter​

Anesda UG: Externer Datenschutzbeauftragter wird auf Anfrage benannt.

Mandant: Verantwortet die Bestellung eines eigenen DSB (Pflicht ab 20 Mitarbeitern, die ständig mit personenbezogenen Daten arbeiten — typischerweise bei Mensa-Kunden mit RFID-Mitarbeiter-Daten).

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