Mensa & Betriebsgastronomie
Spezial-Variante für Betriebs-, Schul- und Krankenhaus-Kantinen. Kernunterschiede zu klassischer Gastro: Kostenträger-Abrechnung, RFID-Guthaben und Stempelkarten.
Kostenträger
Ein Kostenträger ist die Stelle, die die Mahlzeit (anteilig) bezahlt. Typisch:
| Typ | Beispiel | Mechanismus |
|---|---|---|
| Arbeitgeber-Zuschuss | „Firma X zahlt 3 € pro Mittagessen" | Subtotal-Rabatt am Bon |
| Vollzahlung | „Schule zahlt komplettes Schulessen" | Bon geht an Schule, Schüler zahlt nichts |
| Gutschein-Kontingent | „Mitarbeiter hat 20 Essen/Monat frei" | Auto-Abzug bis Kontingent leer |
| Lohn-Buchung | „Wird vom Monatsgehalt abgezogen" | Sammel-Abrechnung Monatsende |
Konfiguration
„Stammdaten → Kostenträger → Neu":
- Name, Adresse, Debitor-Nummer (FiBu-Export)
- Abrechnungstyp (
zuschuss,vollzahlung,kontingent,lohnbuchung) - Pro Kostenträger: Regeln (z. B. nur Werktags, nur Hauptgericht, max. Anzahl Personen)
Zuordnung Kunde ↔ Kostenträger
- Beim Anlegen des Kunden (oder per RFID-Karte) wird ein Kostenträger hinterlegt
- Pro Kunde können auch mehrere Kostenträger hinterlegt werden (z. B. „Mittagessen über Arbeitgeber, Frühstück privat")
Lohnabrechnung-Export
Monatliches Ende:
- Backoffice „Kostenträger →
{Kostenträger}→ Abrechnung erstellen" - Zeitraum (typisch: Vormonat)
- CSV / XLSX-Export pro Mitarbeiter mit:
- Datum, Artikel, Menge, Einzelpreis, Mitarbeiter-Anteil, Arbeitgeber-Anteil, Summe
- Mitarbeiter-Nummer (für Lohnbuchhaltung)
- DATEV-Export für die FiBu separat ableitbar
RFID-Auflade-Terminal
Mitarbeiter haben eine RFID-Karte mit hinterlegtem Guthaben. Aufladung über:
- Stand-Alone-Terminal: kapazitiver Touch + Münzeinwurf + Banknotenleser + EC-Reader, dediziertes Selfservice-Gerät neben dem Eingang
- Manuelle Buchung im Backoffice: „Kunden →
{Kunde}→ Aufladung"
Workflow Selfservice-Aufladung
- Mitarbeiter legt Karte an den Reader
- Display zeigt aktuelles Guthaben
- Mitarbeiter wählt Betrag (5/10/20/50 € oder frei)
- Zahlung per EC oder Bargeld
- Guthaben wird sofort gebucht (MQTT-Push an Mensa-Kasse)
- Quittung als Beleg
Workflow Mahlzeit-Abrechnung
- Mitarbeiter legt Tablett an die Kasse (Bediener tippt Positionen)
- Mitarbeiter hält die RFID-Karte an den Reader
- System prüft:
- Kontingent verfügbar? → 0,00 € auf der Karte
- Kostenträger-Zuschuss? → Restbetrag wird abgezogen
- Guthaben reicht? → Komplettzahlung
- Bon wird gedruckt, Guthaben aktualisiert
Stempelkarten
Alternative zu RFID — physische Stempelkarten:
- Mitarbeiter bringt seine Karte mit, jedes Essen wird gestempelt
-
- Essen ist gratis (typischer Anwendungsfall)
- ProfiPOS scannt einen Barcode auf der Karte und führt einen internen Zähler
- Bei Verlust: Backoffice kann letzten Stand wiederherstellen
Schul-Essen-Workflow (Sonderfall)
- Eltern bestellen das Schulessen online bis am Vortag 18:00
- Bestellportal-PWA, Eltern-Login pro Kind
- Mensa-Kasse bekommt morgens eine Bestellliste pro Klasse
- Schüler bekommen einen QR-Code aufs Tablett, beim Essen wird er gescannt → automatisch verbuchen
Reporting
Spezifisch für Mensa:
- Essens-Statistik (welche Mahlzeit wie oft pro Tag, Mengen für Einkauf)
- Auslastungs-Heatmap (Stoßzeiten)
- Pro-Kostenträger-Übersicht (Wer zahlt wie viel?)
- HACCP-Tagesprotokoll (Temperaturen, Chargen)