Inbetriebnahme & Onboarding

Der typische Ablauf vom „leeren Mandanten" bis zum ersten Verkauf.

1. Mandant anlegen (nur Anesda-Admin)

Mandanten sind die oberste Organisationsebene (z. B. „Müllers Gastro GmbH"). Jeder Standort gehört zu genau einem Mandanten, ein Mandant kann beliebig viele Standorte haben.

1. Anesda-Admin loggt sich in https://profipos.de/anesda-admin ein.
2. „Mandanten → Neu" → Firma, Rechtsform, USt-ID, Adresse, Kontaktdaten.
3. Branchen-Profile auswählen: gastro, mensa, kino, einzelhandel (Mehrfachauswahl möglich).
4. Initial-Admin-Benutzer für den Mandanten anlegen (E-Mail-Adresse bekommt Onboarding-Mail mit Initialpasswort).

2. Standort anlegen (Mandant-Admin)

1. Mandant-Admin loggt sich in https://profipos.de/backoffice ein.
2. „Standorte → Neu" → Name, Anschrift, Steuersätze (DE-Default 19 % / 7 %), Öffnungszeiten.
3. Branchen-Setup-Wizard läuft automatisch und legt je nach gewähltem Branchen-Profil Default-Daten an:
   • Gastro: Theke + Küche als Drucker-Bereiche, Bediener-Rolle, Tisch-Plan-Template
   • Mensa: Kostenträger-Default, RFID-Auflade-Workflow
   • Kino: Saalplan-Template, Vorverkaufs-Zeitraum, Eintritts- Artikel-Kategorie
   • Einzelhandel: Etiketten-Druck-Layout, Inventur-Defaults

3. Erste Benutzer + Rollen

Standard-Rollen (vorinstalliert):

Rolle	Rechte
Inhaber	Alles, kann Standorte anlegen
Manager	Tagesabschluss, Z-Bon, Reporting, Stammdaten
Kasse	Bedienen, Stornieren mit Manager-PIN
Bediener	Tische öffnen/abrechnen, eigene Trinkgelder
Küche	Nur Küchendisplay-Sicht
Lieferant	Lieferapp-Login, GPS-Tracking

1. „Benutzer → Neu" pro Mitarbeiter
2. Rolle zuweisen, PIN setzen (4–8 Stellen für Kasse-Login)
3. Optional: RFID-Tag oder Fingerabdruck-Reader (Kasse-Hardware)

4. Geräte-Discovery + Pairing

Stufe 1 — Geräte mit Display (Kasse, Tablet)

1. Gerät einschalten, App-Login zeigt einen 9-stelligen Pairing-Code.
2. Backoffice „Geräte → Pairing-Code eingeben" → Gerät wird dem Standort zugeordnet.
3. Gerät bekommt automatisch seine UUID + Geräte-Token + appsettings.

Stufe 2 — Headless-Geräte (Bondrucker, EC-Terminal, LED-Modul)

1. Gerät per LAN/USB anstecken.
2. Standort-Server findet das Gerät über arp-scan / UDP-Discovery und meldet es als „unbekannt" im Backoffice.
3. Backoffice „Geräte → Unzugeordnet" → Gerät auswählen → Typ bestätigen → Bereich zuweisen.

Details: Discovery-Mechanismus und Pairing-Schema.

5. Erste Artikel + Warengruppen + MwSt

Steuersätze

Sind im Standort-Setup-Wizard schon angelegt (DE-Defaults). Ergänzen unter „Stammdaten → Steuersätze":

Code	Satz	Verwendung
19_normal	19,0 %	Standard
07_lebensmittel	7,0 %	Lebensmittel zum Mitnehmen
00_befreit	0,0 %	z. B. Briefmarken

Warengruppen (Kategorien)

„Stammdaten → Warengruppen" — typische Struktur:

• Speisen
  • Vorspeisen
  • Hauptgerichte
  • Desserts
• Getränke
  • Alkoholfreie
  • Bier vom Fass
  • Wein

Jeder Warengruppe wird ein Default-Drucker-Bereich zugeordnet („Theke" für Getränke, „Küche" für Speisen).

Artikel

CSV-Import unter „Stammdaten → Artikel-Import" — Template-CSV im Backoffice downloaden. Pflicht-Spalten:

• artikel_nr (intern, eindeutig)
• bezeichnung
• kurzname (max 24 Zeichen für Bondruck)
• warengruppe_kurz
• preis_brutto (in EUR mit Komma)
• steuersatz_code
• aktiv (1/0)

Optionale Spalten: ean, ek_preis, lager_min, lager_max, gtin, lieferant_kurz, inhalt_text, allergene.

6. Erster Testverkauf

1. Kasse einloggen mit Bediener-PIN
2. Beliebigen Artikel anklicken
3. Bezahlart „Bar" auswählen
4. Bon wird gedruckt, TSE signiert
5. Backoffice „Bestellungen" zeigt den Verkauf in Echtzeit (≤ 2 s)
6. Z-Bon-Test: „Tagesabschluss → Testabschluss" (löscht keine Daten)

7. Standort produktiv schalten

1. „Standorte → {Standort} → Status" auf produktiv setzen.
2. Ab jetzt fließen alle Verkäufe in die DSFinV-K-Export-Pflichtdaten und zählen für die Lizenzgebühr.

Häufige Probleme bei der Inbetriebnahme

Symptom	Lösung
Kasse findet Server nicht	UDP-Discovery-Port 34567 in Firewall öffnen
Drucker zeigt "Offline"	IP statisch setzen + Standort-Server-IP whitelisten
TSE-Stick wird nicht erkannt	USB direkt (kein Hub), Treiber von swissbit.com installieren
EC-Test schlägt fehl	ZVT-Subset auf Terminal aktiviert? Passwort 000000?
Heartbeat im Backoffice fehlt	mosquitto.service läuft? mosquitto_sub -h localhost -t '#' -v
Pairing-Code wird abgelehnt	Code abgelaufen (15 Min Lebensdauer) → neu generieren